Documenten Delen in Zimbra

Documenten delen is 1 van de handigheidjes die ik ontzettend ben gaan waarderen in Zimbra + ZeXtras. Het documenten beheer systeem van Zimbra heet in het Nederlands de aktetas.

Wat kunt u met de aktetas optie doen?

  1. U kunt er documenten in opslaan die u als bijlage hebt meegekregen bij een mailtje
  2. U kunt die documenten later doorsturen aan anderen
  3. Of u kunt de documenten delen met collega’s in een gedeelde map in de aktetas.
  4. U kunt dat document eventueel ook bewerken en die versie kunt u dan ook weer delen.

1. Het opslaan van bijlages

aktetas1

Het opslaan van de bijlages in de aktetas gaat erg makkelijk, naast de bijlage staan een aantal opties contacten, downloaden, aktetas en verwijderen.

  • Met Contacten slaat u de verzender op in de contacten map.
  • Met Downloaden kunt u de bijlage ergens op de eigen computer of op de server opslaan.
  • Met Aktetas kunt u de bijlage in een map in de aktetas opslaan, die map kunt u vervolgens delen met bijvoorbeeld collega’s. Documenten delen is hierdoor snel en simpel.
  • Met verwijderen, verwijdert u de bijlage

2. Documenten uit de aktetas versturen

aktetas2

Documenten die in de aktetas zitten kunnen ook heel makkelijk als bijlage aan een mail toevoegt worden. Naast de Bijsluiten optie staat een klein pijltje naar beneden, hier is de optie Aktetas te selecteren. U kunt daarna in de mappen het document opzoeken wat u wilt mee sturen.

3. Documenten delen in de aktetas

aktetas3

Naast de mappen staat een zwart pijltje naar beneden daar kun je zowel een nieuwe map aanmaken als een map delen.

aktetas4

Nadat u op map delen heeft geklikt kunt u op het bovenstaande venstertje aangeven hoe u de map wilt delen en met wie. In deze map kunt u nu documenten delen op de manier zoals u het wilt.

Documenten bewerken

aktetas5

U kunt het document bewerken en opslaan, achter de documentnaam komt dan een versie nummer te staan.

aktetas6

U kunt de vorige versies benaderen door op het zwarte pijltje naast de documentnaam te klikken.

In Zimbra is het documenten delen, intuïtief en simpel. Er zijn nog veel meer mogelijkheden waarover ik in een later blog zeker nog eens op terug zal komen.

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Commentaren zijn gesloten.